Boven aan je actielijst staan vaak dringende zaken. Dringend
in de zin dat ze je aandacht opeisen. Ze zijn doorgaans zichtbaar. Ze
zetten je onder druk: ze dwingen je tot actie over te gaan. Ze maken
je ook vaak geliefd bij anderen en vaak zijn het ook leuke dingen. Of
ze ook belangrijk zijn is vaak nog maar de vraag. Belangrijk in de zin
dat ze bijdragen aan je voornaamste doelstellingen, je levenstaak, je
waarden en visie. Niet belangrijk en wel dringende zaken zijn bijvoorbeeld
interrupties, sommige telefoontjes, sommige mail, sommige vergaderingen,
aanstaande kwesties, aardigheden tegenover anderen etc.
Onder aan je actielijst staan vaak activiteiten die wel
belangrijk zijn, maar niet dringend. Het zijn activiteiten zoals handige
systemen bedenken en inzetten zodat je werk soepeler loopt, relaties
onderhouden met mensen die belangrijk voor je zijn (privé en
zakelijk), helder beeld krijgen van wat je werkelijk belangrijk vindt
om te bereiken over 1 en 3 jaar, voorzorgsmaatregelen treffen, lange
termijn planning, anderen opleiden zodat je kan delegeren, voorbereidingen.
In deze niet dringende maar wel belangrijke activiteiten
zit vaak juist een enorme persoonlijke effectiviteitverbetering.
Om je meer met wel-belangrijke en niet-dringende activiteiten
bezig te houden moet je in ieder geval een helder beeld hebben van wat
je wezenlijk belangrijk vindt in jou leven. Pas dan kan je bewust nee
zeggen tegen dringende, niet-belangrijke zaken en tijd vrij maken
voor echte belangrijke activiteiten.